Informationslagring
Många företag arbetar fortfarande manuellt med informationshantering. Även om man skaffat layout- och bildbehandlingsprogram måste man flytta information mellan system och individer mer eller mindre manuellt. Faktorer som personifiering, globalisering, produktkomplexitet etc. försvårar den hanteringen. Ju fler av dessa faktorer som tillkommer desto större behov av systemstöd. Man kan jämföra hanteringen av information med produkter. Ett företag som importerar, lagerför och säljer hundra eller kanske tusentals produkter tvekar inte att införa ett system för att hantera lager och logistik. Det samma gäller för information. Ett systemstöd krävs för att hanteringen av information om tusentals produkter, på flera språk i flera varianter ska bli effektivt.
Produktinformation
Ta exempelvis produktinformationen som ofta har en central roll hos ett företag. Det är stora mängder information där det är kritiskt att den alltid är aktuell och uppdaterad. Trots detta ligger informationen som är nödvändig för publicering allt som oftast spridd i organisationen, i olika affärssystem och i marknadsavdelningens Indesigndokument.
Ska du lagra informationen i ett dokument eller i en databas?
Det finns många fördelar med en databas. I en databas kan informationen delas upp. Varje del får sedan sin egen status vilket gör att man t.ex. kan se hur många texter som är klara och godkända och vilka som behöver färdigställas. Det är ex. stor skillnad på att veta att 554 av 600 produkter i kapitel 6 är översatta, jämfört med att kapitel 6 inte är klart. Med exakt information kan man planera och styra sina resurser på bästa sätt och markant korta sina ledtider.
Delar av information kan också länkas och återanvändas. Om ett tillbehör finns på 10 olika ställen i en katalog och i 10 olika produktblad har du 20 olika platser att uppdatera så fort en ändring behöver göras. I databasen räcker det att ändra på ett ställe. Ändringen sker automatiskt på de ställen dit informationen är länkad. En strukturerad databas är en förutsättning för att senare kunna dra nytta av exempelvis integration, översättning och automatisk webbpublicering.
Senast uppdaterad:
2008-04-14
Utskriftsvänlig version